Inför stämman.
Föreningsstämman är bostadsrättsföreningens högsta beslutande organ. Föreningsstämman är den chans som medlemmarna har att göra sin röst hörd. Det är även här styrelsen har möjlighet att informera bostadsrättshavarna om året som gått, framtidsplaner och andra projekt. Ändå är stämman sällan särskilt välbesökt. Som styrelseledamot kan det förstås känns tråkigt att lägga ner en massa arbete under året medan övriga medlemmar inte ens bemödar sig om att dyka upp på stämman.
Det är på årsstämman bostadsrättshavarna har störst möjlighet att vara med och besluta om föreningen och hur den ska se ut i framtiden, så det kan vara värt att lägga lite krut på ett större deltagande. Det kan vara särskilt viktigt i föreningar där det finns ett fåtal medlemmar med starka åsikter, så att man ser till att det är den breda massan som blir representerade vid omröstningar.
Stämman utser en styrelse för att sköta den löpande förvaltningen av föreningen. I bostadsrättslagen står inte särskilt mycket om hur stämman ska gå till. Det är istället lagen om ekonomiska föreningar som gäller.
När hålls stämman årsstämman?
Den ordinarie föreningsstämman, ska hållas senast sex månader efter räkenskapsårets slut, dock tidigast tre veckor efter det att revisorerna överlämnat sin berättelse.
Extra föreningsstämma.
Det kan också bli aktuellt att hålla en extra föreningsstämma. Det finns tre grunder för när en sådan ska hållas:
1) när styrelsen anser att det behövs,
2) när revisorerna skriftligen med motivering begär det,
3) när minst 1/10 av föreningens alla medlemmar skriftligen med motivering begär det.
Det vanligaste är att det är styrelsen som anser att extrastämma behövs till exempel när ett ärende enligt stadgar eller lag kräver ett stämmobeslut eller att styrelsen i linje med aktsamhetsprincipen vill att alla medlemmar i föreningen ska fatta ett viktigt beslut.
Motioner.
Medlemmarna har inte bara rätt att närvara på stämman; de får även lägga fram förslag. Den korrekta termen är ”ärenden” men många säger motioner. Ärenden eller motioner, är förslag som medlemmarna kan lämna till styrelsen som därefter ska ta upp motionerna på stämman. En motion kan röra i princip vad som helst som stämman har rätt att besluta om. Stämman har även möjlighet att lämna direktiv till styrelsen i frågor som ligger inom styrelsens kompetensområde. Eftersom stämman är överordnad styrelsen är styrelsen skyldig att följa direktiv som stämman lämnar. Detta förutsatt att stämmans direktiv inte står i strid med lag eller stadgarna.
Styrelsen bör lämna sitt svar på motionerna. Styrelsen har ofta information och kunskap om sådant som motionerna handlar om. Styrelsen kan rekommendera medlemmarna att antingen bifalla, avslå eller anse motionen besvarad beroende på vilken information som styrelsen har. För att motionen ska kunna tas upp på stämman måste den lämnas i tid, så att ni hinner utreda frågan. Enligt Riksbyggens normalstadgar ska ärenden anmälas till styrelsen senast en månad efter räkenskapsårets utgång. En-månadsregeln är en hjälpregel för er; hinner ni förbereda en motion som lämnas in senare är det inget hinder att även denna motion tas upp på stämman – under förutsättning att den hinner tas upp på kallelse och dagordning. Motionen måste inte vara undertecknad men det måste framgå vem som har lämnat den, eftersom det bara är medlemmar som har rätt att lämna motioner.
Kallelse och dagordning.
Det är styrelsens uppgift att kalla till stämman.
Vissa ärenden är obligatoriska på ordinarie stämma. Det är till exempel framläggande av årsredovisningen, fastställande av resultat- och balansräkning, val av styrelseledamöter och revisorer samt beslut om ansvarsfrihet för styrelsen – se särskild rubrik om ansvarsfrihet. Utöver de obligatoriska ärendena kan stämman besluta i många andra frågor – både på förslag från styrelsen (propositioner) och från medlemmarna (motioner/ärenden) – så länge de har tagits med i kallelse och dagordning, och ligger inom stämmans behörighet att besluta om.
Om ett ärende inte är upptaget i kallelsen får man inte besluta om det. Undantaget är obligatoriska ärenden enligt ovan – dessa förutsätts medlemmarna känna till.
Kallelse till ordinarie stämma ska utfärdas tidigast sex veckor och senast två veckor före föreningsstämman. Kallelse till extra stämma ska utfärdas tidigast sex veckor före och senast två veckor före stämman. Ska stämma behandla stadgeändring ska dock kallelse utfärdas senast fyra veckor före stämman. I stadgar får den senare tiden dock bestämmas till två veckor.
Om det är fråga om en extra föreningsstämma som kommit till stånd på grund av begäran från revisor eller från medlemmar måste kallelsen till den extra föreningsstämman skickas ut inom två veckor från den dag då begäran inkom. Kallelsen ska ske enligt bestämmelserna i stadgarna. Kallelsen ska innehålla tydlig information om de ärenden som ska tas upp på stämman. Även ärenden som enligt stadgarna är obligatoriska ska framgå av kallelsen. Var uppmärksam på att om det är fråga om stadgeändring så ställs särskilda krav på kallelsen.
Rösträtt och röstlängd.
Huvudregeln är att varje medlem har en röst. Om flera medlemmar innehar en bostadsrätt tillsammans har de gemensamt bara en röst. Om en medlem har flera bostadsrätter har han fortfarande bara en röst. Rösträttsreglerna kan alltså formuleras som att varje medlem har en röst, dock får högst en röst utövas per lägenhet. Äger två medlemmar tillsammans en bostadsrätt får de själva bestämma vem som får utöva rösträtten, andelsfördelningen saknar alltså betydelse.
Efter att stämman har öppnats ska en röstlängd upprättas, enklast är att använda medlemsförteckningen. Det är klokt att, då två eller fler medlemmar har en gemensam röst, notera vem av dem som ska lägga den faktiska rösten. Det är upp till dem själva att avgöra vem det är.
Ombud.
För den medlem som inte kan närvara vid stämman är det fortfarande möjligt att rösta, nämligen genom fullmakt. Enligt Riksbyggens normalstadgar kan även bostadsrättshavarens föräldrar, syskon och barn vara ombud. Ombudet får inte företräda mer än en medlem om inte stadgarna säger annat.
Ombudet måste ha en skriftlig och dagtecknad fullmakt, det finns inget lagkrav på att fullmakten ska vara bevittnad. Fullmakten får inte vara äldre än ett år.
Valberedning.
Valberedningen är medlemmarnas viktigaste instrument för att skapa och bibehålla en fungerande styrelse som på ett kvalificerat och tryggt sätt kan hantera föreningens verksamhet framöver. Ofta är det valberedningen som tar initiativ till ett nödvändigt förändringsarbete. Valberedningen har alltså en nyckelfunktion och dess uppgift är bl.a. att från den stund den utses, fram till nästa års föreningsstämma, analysera hur den sittande styrelsen arbetar.
Valberedningen arbetar helt och hållet på uppdrag av ägarna, dvs föreningens medlemmar.
Valberedningens arbete pågår därmed parallellt med styrelsens arbete under hela det år den är vald för. Att sammankalla valberedningen några veckor före föreningsstämman är inte tillräckligt.
Det är viktigt att det framhålls till medlemmarna att det inte är valberedningen som väljer styrelsen. Valberedningens uppgift består i att förbereda valet och därmed förhindra ogenomtänkta och plötsliga val på stämman.
Valet sker av medlemmarna på föreningsstämman oavsett valberedningens förslag till styrelse och andra förtroendeposter. Valberedningen presenterar ett förslag till årsstämman. När det är dags för val är medlemmarna fria att även föreslå andra kandidater samt arvoden och ersättningar.
För mer information om valberedningens arbete ”Uppdragsbeskrivning för föreningsstämmans valberedning”.
Ansvarsfrihet.
Frågan om ansvarsfrihet för styrelseledamöterna är ett obligatoriskt ärende på ordinarie stämma. Det är en viktig fråga som är kopplad till möjligheten att kräva skadestånd och inget som ska användas om man bara är lite missnöjd med styrelsen.
Beslutet är individuellt men oftast beviljas ansvarsfrihet för samtliga ledamöter på en gång. Revisorerna rekommenderar (eller avråder från) ansvarsfrihet men det är stämman som beslutar. Det krävs en majoritet av de närvarande röstberättigade på stämman (majoritetsregeln) eller att minst en tiondel av de röstberättigade i föreningen (minoritetsregeln) röstar mot ansvarsfrihet för att ansvarsfrihet ska nekas.
I de allra flesta fallen händer ingenting när styrelsen inte beviljas ansvarsfrihet. Frågan om ansvarsfrihet handlar enbart om ekonomiska skador. För att något ska ske krävs att någon agerar genom att faktiskt väcka en skadeståndstalan vid domstol mot hela styrelsen eller enskilda ledamöter. Skadestånd till föreningen kan enligt lag endast komma i fråga om styrelseledamöter uppsåtligen eller av oaktsamhet skadar föreningen när de fullgör sitt uppdrag. Att styrelsen eller enskilda ledamöter inte beviljats ansvarsfrihet hindrar inte att de väljs om. Beslutet om att vägra ansvarsfrihet kan ju hänföra sig till att man anser att ett visst beslut eller en åtgärd varit felaktig även om man i övrigt har fullt förtroende för styrelsen och dess enskilda ledamöter.
Beslut som måste tas på stämman.
Styrelsen får inte besluta i alla frågor. Styrelsens uppgift är att sköta organisationen och den löpande förvaltningen av föreningen. Ärenden utanför styrelsens ansvar ska en föreningsstämma fatta beslut om.
Som exempel på beslut som måste tas upp på stämman och vad som krävs i omröstning kan nämnas:
– Beslut om val av styrelseledamöter (enkel majoritet eller flest röster i sluten omröstning).
– Beslut om arvode till styrelseledamöter (enkel majoritet).
– Beslut som innebär väsentliga förändringar av föreningens hus eller mark. (enkel majoritet).
– Beslut som innebär ändring av insatserna (samtycke från alla bostadsrättshavare eller 2/3 majoritet och hyresnämndens godkännande.)
– Beslut om stadgeändring (stöd från alla bostadsrättshavare eller enkel majoritet på den första stämman och 2/3 majoritet på den andra stämman vilka måste ligga i följd. I visst fall kvalificerad majoritet om ¾ majoritet på den andra stämman.)
I parenteserna framgår vad som krävs för att beslut ska kunna fattas.
Efter stämman.
Ordföranden ska se till att det förs ett protokoll vid föreningsstämman. I protokollet ska det antecknas vilka beslut som föreningsstämman har fattat. Om ett beslut har fattats genom omröstning, ska det antecknas i protokollet hur omröstningen har utfallit.
Senast tre veckor efter stämman ska protokollet finnas tillgängligt för medlemmarna.
Att protokollet ska hållas tillgängligt betyder inte att det måste skickas ut till alla, men medlemmar som vill ska åtminstone ha rätt att läsa det på plats. Protokollen ska förvaras på ett betryggande sätt och sparas.
För mer info:
Lag om ekonomiska föreningar SFS 2018:672
Bostadsrättslagen (1991:614) t.o.m. SFS 2022:1026
